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Listes de diffusion : has been !

Issu de wikipedia :

Une liste de diffusion, terme parfois abrégé en lidi(e) (mailing list en anglais, abrégé en ML) est une utilisation spécifique du courrier électronique qui permet le publipostage (en masse) d’informations à un grand nombre d’utilisateurs possédant une adresse courriel.

Liste de diffusion ou SPAM ?

Utilisez vous correctement les listes de diffusion ?

Vous l’aurez compris, une liste de diffusion permet donc de diffuser la même information à un ensemble de collaborateurs. Très utile lorsqu’il s’agit de communiquer sur un sujet particulier, donner des informations ponctuelles, échanger sur un sujet avec un groupe de personnes défini.

Est-ce l’utilisation qui en est réellement faite en entreprise ? Force est de constater que l’outil est bien souvent détourné : la mailing-list y est souvent promue au rang d’outil de gestion des connaissance. Mais quid de la gestion ? quid de l’historisation ?

Voici un exemple qui illustre bien la situation :
Embauché dans votre nouvelle entreprise, vous voila intégré à une équipe fortement dynamique qui se sert d’une mailing-list pour discuter de sujets brulants, échanger des informations ou faire des retours d’expérience. Lorsque que vous rencontrerez ou resolverez un problème et voudrez le partager, vous n’aurez d’autres choix que d’en faire part à tout un groupe alors que le sujet : a peut être été déjà abordé, n’intéresse qu’une partie de l’équipe, cette question sera posé une semaine après par un nouvel arrivant …

Clairement on voit que la liste de diffusion n’est pas adaptée au partage de la connaissance. Certes elle permet d’échanger sur un sujet, d’apporter des compléments d’informations … mais la connaissance est elle vraiment accessible ? Est elle pérenne ? Comment réussir, par cette méthode, à donner accès aux nouveaux au mails des anciens ? Comment ne pas noyer le collaborateurs sous une vague d’informations ?

Enfin, face à la faible pertinence et complexité des fonctions « recherche » des webmails pro, une solution qui peut sembler plus efficace est le rapatriement de ces courriers vers un webmail perso type Gmail. La personne peut alors plus facilement trier et chercher dans ses mails… mais les « sort » de la société et les partage… avec Google (pour rappel, les serveurs américains de Gmail tombent sous le Patriot Act US, les autorités pouvant donc y accèder sur simple demande…) !

Vous l’aurez compris, nous pensons qu’il faut bannir cette utilisation abusive des email. Et d’autres solutions existent : wiki, social bookmarking, GED, intranet et même discussions informelles. Nous aurons l’occasion d’en reparler.

Et vous, lisez vous à chaque fois le contenu des mails que vous recevez ?

Discussion

4 commentaires pour “Listes de diffusion : has been !”

  1. Brice et moi sommes totalement du même avis : la liste de diffusion, nous ne l’aimons pas trop.

    Non pas qu’elle soit totalement inutile, c’est juste qu’elle est souvent utilisée dans des situations totalement « autres » que celles prévues à l’origine.

    Je suis d’accord pour dire que c’est une solution pratique « au début » ou occasionnellement. Lorsqu’elle est mal utilisée, c’est souvent le signe qu’un autre outil est nécessaire : c’est d’ailleurs une « méthode » qui peut être utilisée et mise à profit, nous aurons très prochainement l’occasion de revenir sur ce point !

    D’ailleurs, comment cela se passe t-il dans vos sociétés ? Y a t-il un outil plus adapté ? Lequel ?

    Posté par Thomas Malbaux | janvier 11, 2009, 21:34
  2. Complétement d’accord. Par contre l’avantage de la ML c’est que ça demande 10mn à mettre en place et pas grand chose à maintenir.
    Mettre en place un wiki demande un peu plus de temps afin de définir qui écrit/modifie quoi, qui arbitre lorsqu’il y de quelle manière l’information doit être présentée, .

    Posté par Alexis | janvier 12, 2009, 21:12
  3. Oups… la fin a été un peu coupée…

    … Mettre en place un wiki demande un peu plus de temps afin de définir qui écrit/modifie quoi, qui arbitre lorsqu’il y désaccord, de quelle manière l’information doit être présentée…
    Le besoin n’est d’autre part pas exactement le même, une ML peut permettre d’obtenir rapidement une réponse à une question. Le wiki ou la GED vont plus être là pour présenter une solution / une bonne pratique et demande plus de réflexion et donc de temps pour le contributeur qu’un simple mail.

    Posté par Alexis | janvier 12, 2009, 21:16
  4. […] Listes de diffusion, has been ! : http://www.cogoobi.com/blog/2009/01/07/listes-de-diffusion-has-been/ […]

    Posté par C’est aussi les vacances sur cogoobi ! | Cogoobi | août 31, 2009, 13:45

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